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Tecnologias de informação – novo braço direito da ITV (Parte II)

(Ver Parte I)

 

O detalhe do que é necessário para um bom sistema de controlo de produção é uma área chave muitas vezes subestimada quando uma empresa está a elaborar uma lista de requisitos para um novo sistema IT. A equipa responsável pela elaboração dos requisitos pode ter sido seleccionada pela sede muitas vezes geograficamente isolada das unidades de produção e dos utilizadores da informação. O responsável pelos sistemas de informação é frequentemente o director financeiro, por vezes com um departamento de IT separado, o que pode resultar inadvertidamente em alguns enganos. Por exemplo, entre os itens listados podem surgir expressões como Build Up to Gross (aumentar a margen) e  Work in Progress (trabalho em execução). Mas o que significa Build Up to Gross? Como são pagos os operadores, quais são a regras das horas extraordinárias e como funciona o bónus? E o que significa Work in Progress? Que nível de especificação é necessário? A empresa precisa de saber exactamente qual a quantidade, cor e tamanho da encomenda de cada cliente que passou por cada operação?

O pré-requisito de um bom sistema de controlo de produção é que a informação seja precisa, actualizada e esteja disponível a todos no formato correcto. O objectivo é evitar áreas de excesso (stock, WIP (work in progress)), desperdício (stock excessivo, rejeições, duplicação de esforços) e falta de uniformidade. O sistema deve ser concebido de forma a optimizar todos os recursos ao dispor da empresa como dinheiro, trabalho, material, tempo, espaço e maquinaria.

Por exemplo, o controlo do dinheiro depende de inúmeros factores: o preço actual (tendo em consideração os vários descontos) e o preço de venda standard fixado para uma peça de vestuário; overheads estimados e actuais; a rentabilidade de cada modelo, encomenda e cliente; pagamentos de comissão; taxas de crédito dos clientes; cash flow; vendas; compras; orçamentos…só para nomear alguns.

Factores específicos para o vestuário

Para além destes requisitos gerais a indústria de vestuário tem muitos factores específicos que têm de ser incorporado num sistema de controlo.

Grande parte das vendas e produção das empresas gira em torno de uma matriz de cor/tamanho muitas vezes complicada por uma matriz de comprimento/largura. Cada uma destas tem repercussões ao longo de um sistema de processamento de encomendas, produção, planeamento de materiais, EDI (troca electrónica de dados), etc. 

A indústria de vestuário é uma indústria de trabalho contínuo, utilizando normalmente um sistema de pagamento por incentivo, quer seja por peça de trabalho individual, dia de trabalho contabilizado ou cada vez mais sob a forma de bónus de equipa. Pode ser necessário criar taxas de retorno de investimento distintas para diferenciar vários níveis de capacidades entre operadores ou entre complexidade das operações.

Encomendas e entregas são frequentemente dadas em termos de ratio ou com pacotes de vários e diferentes tamanhos com cancelamentos semanais ou previamente definidos. A produção é sazonal, tradicionalmente em duas épocas anuais, mas actualmente com seis ou mais épocas e reposições constantes.

As mudanças de modelos e tendências são cada vez mais frequentes e a procura incerta torna a previsão de vendas mais difícil. Tudo isto requere flexibilidade na força de trabalho e uma capacidade de resposta rápida. Uma vez que todos os aspectos que necessitam de controlo estão interligados os sistemas de controlo deve ser integrados numa base central de dados.

A escolha

O primeiro passo para uma escolha certa depende da definição correcta dos requisitos. Analise cuidadosamente o que a empresa está a tentar alcançar e porquê. Defina especificações claras e precisas com motivos. Questione continuamente os requisitos. Envolva todo o pessoal. Não tente apenas duplicar sistemas manuais ou já existentes, mas procure formas de melhorar. Separe os requisitos de acordo com prioridades para se assegurar que todos são considerados.

O próximo passo é encontrar pacotes de software disponíveis que se adeqúem às necessidades da empresa. Procure sempre uma oferta apropriada ao vestuário. Se o software não faz alguma coisa exactamente da forma que você faz mas consegue atingir os resultados desejados será que pode reajustar os seus procedimento para que se adapte a este?

Reduza ao máximo o número de possíveis programas, não apenas para reduzir custos, mas para facilitar o apoio e futuros upgrades. Procure programas que se adaptem no mínimo entre 75-80 por cento, 90 por cento se possível. Considere as necessidades a longo-prazo da empresa e verifique se o sistema pode evoluir e acompanhar eventuais mudanças. Seleccione com base na funcionalidade, apoio e serviço e não apenas com base no preço. Verifique se o fornecedor realmente percebe as necessidades da sua empresa.

Verifique o serviço, apoio e funcionalidade do sistema com os utilizadores actuais. Por melhor e mais adequado que o software seja, se não existir formação e apoio quando necessários a empresa não aproveitará ao máximo os potenciais benefícios.

Implementação e formação

Assegure-se que todos os envolvidos na empresa percebem o que estão a fazer e porquê e se possuem a formação correcta para a utilização funcional do sistema e da informação. As pessoas precisam de perceber qual o seu papel e onde se encaixam e como o seu trabalho afecta os outros.

Planeie e projecte a implementação seguindo várias fases. Disponibilize formação ao número necessário de pessoas em cada vertente do sistema. Instale e mantenha uma disciplina interna sob o uso correcto do sistema. Realize auditorias regulares ao sistema para monitorizar constantemente os seus pontos fortes e fracos, em particular à medida que a empresa cresce e se transforma.

 

O sucesso de qualquer projecto pode dividir-se em três eixos: pessoas (50 por cento); software (30 por cento) e hardware (20 por cento).